Reuniões “Workshop”
Se ainda não
o fazes é uma das acções que podes facilmente tomar, fazer reuniões do estilo “workshop”,
regulares e extremamente produtivas, dedicadas a melhorar todos os aspectos do
negócio, vai dar um empurrão à motivação da tua equipa e por consequência dar um
empurrão às tuas vendas!
Reuniões “workshop”
são excelentes para concentrar a tua mente e as dos outros nas soluções e
melhoramentos no seio da tua organização. Isto significa que em vez de falares
e a tua equipa ouvir (muito comum em reuniões), todos trabalham juntos no
desafio e na solução, de forma a desenvolver ideias e
conhecimentos necessários para impelir a tua empresa para a frente.
Um benefício
que vais sacar das reuniões “workshop”, é que ajuda a tua empresa a conviver como
uma equipa, a ser unida, a ter uma visão
mais forte dos valores e da missão ou seja a tua empresa vai ser mais forte.
Agenda as
reuniões no calendário e afixa no quadro de comunicação da empresa, de forma que todos os envolvidos saibam com
antecedência quando e onde estas reuniões vão ter lugar. Se puderes marca para
todo o ano, se for demasiado, tenta marcar para um trimestre.
Regularidade
das reuniões. Pela minha experiência o ideal seria fazer reuniões semanais mas
o importante é que seja estabelecido um objectivo que possa ser cumprido, sem adiamentos, ou cancelamentos ainda assim no minimo dos minimos deveria ser mensal.
Envia a
agenda da reunião com um mínimo de 48h de antecedência, a agenda deve ter os
pontos a abordar e o tempo dedicado a cada um desses pontos. Durante a reunião
é importante que mantenhas a dinâmica da mesma, não só de forma a levar o
barco a bom porto ou seja a conseguir que tenha a produtividade que pretendes
mas também de forma a gerir o tempo. É importante que sejas disciplinado com o
tempo desde a primeira reunião, a tua equipa tem que entender que o objectivo
das reuniões é serem “eficazes”, uma vez mais gerir a reunião e obter essa eficácia
depende de ti!
Como
primeira reunião podes pedir a cada um dos elementos que vai estar presente
para preparar três pontos de como cada um melhoraria um aspecto de determinada área
da loja/negócio, e dar três minutos a cada um para expor a ideia (deves ter um
cavalete para apontar as ideias), é fundamental proporcionar um experiência
positiva, pelo que, é importante estabelecer que não existem más ideias e que a
criatividade é muito bem-vinda, só assim vais estimular o melhor de cada um!
Como
resultado do primeiro “workshop” vais ter uma lista de ideias para melhorar o teu
negócio, tens que atribuir prioridades às que consideras pertinentes e
utiliza-las como pontos para introduzir em reuniões futuras.
Tens que
igualmente criar método para implementar as ideias, algumas serão fáceis de
implementar e podem ser imediatas, outras vão necessitar de alguma dedicação e
trabalho, podes delegar essa responsabilidade a uma ou varias pessoas da tua
equipa de forma a desenvolver e implementar essa ideia, é fundamental que
quando existe um grupo a trabalhar uma ideia que desde o primeiro momento
esteja claro quem é o gestor (líder) desse projecto, e qual é o deadline para a
implementação dessa ideia.
Depois de
implementado é importante medir os resultados, e sempre que se justifique não te
esqueças, porque é muito importante, “Celebra a Vitória”. Se por outro lado o
resultado da ideia ainda não é o esperado, continua a trabalhar nela, uma coisa
te garanto tens o apoio de toda a tua equipa.
Na
preparação de reuniões seguintes, envolve algumas pessoas da equipa na
preparação, dá-lhes a missão de apresentar os resultados de vendas, KPI’s (Key
Performance Indicator´s) ou pensar e propor um plano de melhoria/crescimento de
vendas de uma determinada área da tua loja/negócio, esse envolvimento é
fundamental, é o primeiro passo para que a tua equipa se sinta como parte de uma
máquina dinâmica que é a tua empresa.
Boa Sorte!
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